Das Reservationssystem von ipadkasse.li – vom Anfrageformular bis zum fertigen iPad

Ein Fest zu organisieren ist schon aufwendig genug – die Kassenmiete soll sich anfühlen wie eine gute Verabredung: klar, verlässlich und ohne Rückfragen im Minutentakt. Genau dafür haben wir in den letzten Monaten unser Reservationssystem auf ipadkasse.li Stück für Stück ausgebaut. Das Ergebnis ist ein durchgängiger Ablauf vom ersten Klick auf „Anfragen" bis zum iPad, das am Festabend startklar auf dem Tresen steht.

## Anfrage oder unverbindliche Offerte

Veranstalter können im Reservationsformular zwischen einer **verbindlichen Reservation** und einer **Offertanfrage** wählen. Verbindliche Buchungen prüfen automatisch den Bestand für den gewählten Zeitraum und reservieren Geräte fest. Offertanfragen blockieren nichts – ideal, wenn das Datum noch offen ist. Über **temporäre Bestandsanpassungen** können wir intern kurzfristig aufstocken oder Geräte für Wartungen sperren, ohne den Katalog zu verändern.

## Kundenportal statt E-Mail-Ping-Pong

Nach der Registrierung erhält jede Kundschaft ein eigenes Kundencenter. Dort finden sich alle Reservationen, Nachrichten, Belege und Dateien an einem Ort:

- **Offerten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen** können direkt online angesehen, heruntergeladen und mit einem Klick angenommen oder – mit Begründung – abgelehnt werden. - Ein **Nachrichten-Dialog pro Reservation** ersetzt lose E-Mail-Ketten. Kundschaft und Team sehen den gleichen Verlauf; neue Beiträge werden im Dashboard und per E-Mail signalisiert. - **Automatische Aufgaben** erinnern rechtzeitig daran, wenn 14 Tage vor dem Event noch ein Hallenplan oder eine Speise- und Getränkekarte fehlt.

## Tischplan hochladen und freigeben

Der Hallen- oder Tischplan lässt sich als Foto oder PDF hochladen – gerne auch mehrere Bilder aus verschiedenen Blickwinkeln. Unser Team markiert den Plan als bereit zur Prüfung, und die Kundschaft bestätigt oder lehnt ihn ab. Bei einer Ablehnung ist eine kurze Begründung Pflicht, damit die nächste Version direkt passt. Jede Entscheidung landet inklusive Notiz im Aktivitätsprotokoll.

## Web-Konfigurator für die Kassentasten

Herzstück der Vorbereitung ist der **Web-Konfigurator**: Statt Excel-Listen erfassen Veranstalter ihre Speise- und Getränkekarte direkt im Browser auf einem 6×6-Raster – mit Gruppenfarben, Preisen, Freitext-Funktion, offenen Preisen und Modifikator-Tasten. Vorgefertigte **Gruppen und Grundtasten** aus dem Katalog lassen sich per Klick laden, ohne bestehende Positionen zu überschreiben. Ist alles bereit, klickt die Kundschaft auf **„Bestätigen"**. Danach ist die Konfiguration schreibgeschützt – Preise und Artikel können nicht mehr versehentlich verändert werden. Unser Team kann den Schutz jederzeit wieder aufheben, falls doch noch eine Anpassung nötig ist.

## Druckvarianten pro Drucker

Üblicherweise sind zwei Bons unterwegs: einer in die Küche, einer an die Bar. Im Reservationsbereich lässt sich pro Drucker eine **Beispiel-Druckvariante** auswählen – jede Variante wird mit Foto dargestellt, damit die Wahl nicht abstrakt bleibt. Unser Team kann zusätzliche Drucker anlegen, umbenennen oder entfernen und über einen Infotext erklären, welche Variante wann sinnvoll ist.

## Auswertungen und PDF-Export

Nach dem Event laden Veranstalter ihre Tablet-Auswertungen (XLSX / PDF) einfach per Drag & Drop ins Portal. Umgekehrt lassen sich Reservationen als kompakte PDF-Übersicht ausdrucken – inklusive der Kachel-Ansicht der konfigurierten Tasten, Inventar und Kassen-Konfiguration. Ideal für die Übergabe am Aufbautag oder fürs eigene Archiv.

## Bereit für Ihren nächsten Anlass?

Ob Dorffest, Vereinsfest oder Chränzli – das Reservationssystem nimmt Ihnen den administrativen Kleinkram ab, damit Sie sich auf Ihre Gäste konzentrieren können. Starten Sie direkt mit einer [unverbindlichen Offerte oder verbindlichen Reservation](/reservation).